周りを見回してみてください。机の上やキーボードの隅々まで紙の山が埋もれてはいませんか？デジタルの書類と同じくらい簡単に紙の書類を見つけて使えるようになればいいのに、と思ったことはありませんか？雑然とした書類にうんざりしている方も、ワークフローを近代化したい方も、ペーパーレスの未来に向けて一歩を踏み出す時が来ているかもしれません。
2007年に、紙の書類をスキャンして検索可能なPDFファイルに変換する基本事項を解説した記事「真のペーパーレスオフィス」を執筆しました。それ以来、ペーパーレスオフィスへの関心は着実に高まり、Macユーザー向けの関連ハードウェアおよびソフトウェア製品の選択肢も増えてきました。そこで今回は、ペーパーレスオフィスを実現するために必要なツールとテクニックを最新の情報に基づいてご紹介します。
ペーパーレスオフィスの基本
オフィスの乱雑さを減らすことは、ペーパーレス化を進める大きな理由の一つですが、おそらくさらに魅力的なメリットは、ファイルを電子化することで検索が容易になることです。つまり、1ページを探すために、膨大な数のフォルダやファイルキャビネットの中をくまなく探す必要がなくなります。さらに、あらゆる文書を簡単に共有でき、すべてをバックアップしておけば、災害発生時でもデータにアクセスできます。
鍵となるのは検索可能なPDF形式です。これは、紙の文書をスキャンしたビットマップ画像に、検索・選択可能なテキストを含む目に見えないオーバーレイが重ねられたものです。スキャンした文書は元の文書と全く同じように見えますが、ワードプロセッサで作成したPDFのように操作できます。
後ほど説明しますが、数多くのOS Xアプリケーションを使えば、スキャンした画像を検索可能なPDFに変換できます。これらのソフトウェアと高速スキャナーを組み合わせれば、紙のファイルをあっという間に整理できます。不要になった書類はリサイクルまたはシュレッダーにかけて、原本が不可欠な書類だけを保管できます。
始めるためのヒント
ただし、入ってきた書類をスキャンするのはプロセスの一部に過ぎません。以下の点もお勧めします。
紙の受信量を削減しましょう。紙のメーリングリストからの削除を依頼しましょう。顧客とベンダーに、請求書と支払い方法を電子化するよう依頼しましょう。銀行の明細書や公共料金の請求書などは、電子化しましょう。
印刷する紙の削減印刷の習慣を断ち切るには、代わりに PDF 形式でドキュメントを保存し、お気に入りの iOS デバイスにコピーして持ち運べるようにします。(印刷可能なすべての OS X アプリケーションは PDF も作成できます。[ファイル] -> [印刷] を選択し、[印刷] ダイアログ ボックスの左下隅にあるポップアップ PDF メニューから [PDF として保存] を選択します。) また、物理的な FAX マシンではなく、eFax などのインターネットベースの FAX サービスを使用することもできます。
OCRをポケットに。出張時に名刺、パンフレット、配布資料などを持ち歩く代わりに、iPhoneやiPod touchで写真を撮ってモバイルデバイス上でOCRを実行できるiOSアプリを使いましょう。Norfello Oyの1ドルのDocScanner 5.0やCreaceedの10ドルのPrizmoなどがその例です。
スキャナーオプション
数百、数千枚の印刷文書をデジタル形式に変換したい場合は、高速で高性能なドキュメントスキャナーが必要です。フラットベッドスキャナーは写真の読み取りには適しており、オールインワンデバイス（プリンター、スキャナー、コピー機、ファックス機能）は省スペースですが、大量のビジネス文書のスキャンにはどちらも理想的ではありません。ドキュメントスキャナーを選ぶ際に最も重要なのは、高速なシングルパス両面スキャン、大容量の自動原稿送り装置（ADF）、そして使いやすいOCR機能を含むOS X対応ソフトウェアバンドルです。
Macユーザーには、300ドルから500ドルの価格帯で10種類以上の選択肢があります。私はこれまで富士通のScanSnapを数機種使ってきましたが、どれも非常に満足しています（現在のお気に入りはセミポータブルのScanSnap S1300です）。しかし、同等の機能と価格のスキャナーは、キヤノン、エプソン、The Neat Company、Visioneer、Xeroxといったメーカーからも販売されています。
OCRソフトウェア
ほぼすべてのドキュメントスキャナーには、OCRソフトウェアがバンドルされています。例えば、富士通のScanSnapスキャナーやエプソンのWorkForce ProスキャナーにはABBYY FineReaderのバージョンが付属しており、NeatスキャナーにはNeatWorksソフトウェアが付属しています。ただし、バンドルに含まれていない特定の機能（追加言語のサポートや高度なPDF編集など）を備えたソフトウェアが必要な場合は、スタンドアロンのOCRソフトウェアを購入することもできます。
4年前、449ドルのAdobe Acrobat Pro（ ）とIRISの130ドルのReadiris Proが最良の選択肢の一つだと提案しました。どちらも今でも使えますが、今では他のアプリケーションの方が使いやすいと感じています。電子書籍『Take Control of Your Paperless Office』の執筆中に見つけた18個のOS X OCRプログラムの中で、私のお気に入りは以下の3つです。
- ABBYY FineReader Express for Mac多くのスキャナ製造元がこのソフトウェアの限定バージョンをバンドルしていますが、Abbyy の 100 ドルのフル バージョン ( ) はさらに強力で、さまざまな画像操作機能と 171 の言語をサポートしています。
- DEVONthink Pro Office DEVONtechnologies のこの 150 ドルの多目的ドキュメント マネージャーは、OCR を実行するだけでなく、Fujitsu の ScanSnap スキャナーと緊密に統合され、ボタンを 1 回押すだけでドキュメントをスキャンし、検索可能な PDF に変換して、ドキュメント データベースに追加することができます。
- PDFpen Smile Software の 60 ドルの PDF 編集および注釈ツール ( ) は OCR も実行し、優れた AppleScript サポートも備えています。
スクリプトアホイ
ほぼすべてのスキャナーソフトウェアは、スキャンした画像を任意のフォルダに、PDFを含む様々な形式で保存できます。ただし、それだけでは検索可能なPDFは作成できません。OCRソフトウェアで画像を処理する必要があります。一部のスキャナーソフトウェアにはOCR機能が組み込まれています。例えば、富士通のScanSnap Managerソフトウェアは、ABBYY FineReaderの組み込みバージョンを使用して、スキャンした文書から検索可能なPDFを自動的に作成できます。また、生のスキャンデータをDEVONthink Pro Officeに転送し、DEVONthink Pro Office独自のFineReaderを使用してOCR処理することもできます。
しかし、スキャナのソフトウェアが未処理のPDFを保存するだけで何もしない場合や、OCRアプリケーションでPDFを開いてもテキスト認識を開始するように指示しない場合もあります。このような状況では、AppleScriptのフォルダアクションを使用して、スキャンしたばかりの文書を開き、OCRプロセスを開始するのが最善策です。Acrobat Standard 7、Acrobat Pro 7、8、9、X、PDFpenとPDFpenPro、Readiris Proでこれを実行するスクリプトを作成しました。スクリプトをダウンロードし、Read Meファイルの詳細な手順に従って設定と使用を行ってください。
PDFの管理
検索可能なPDFを作成したら、フォルダに保存してFinderのSpotlightでコンテンツを検索できます。しかし、PDF管理に特化したプログラムは他にもいくつかあり、Finderよりも柔軟にPDFを分類、タグ付け、整理できます。DEVONthink Pro Officeはその一つです。他にも、Bare Bones Softwareの39ドルのYojimbo（ ）、C-Command Softwareの40ドルのEagleFiler（ ）、Ironic Softwareの39ドルのYep（ ）などの人気プログラムがあります。
上級寄稿者の Joe Kissell 氏は、TidBits の上級編集者であり、電子書籍『 Take Control of Your Paperless Office』(TidBITS Publishing、2010 年) の著者です。
